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Imprimer et photocopier est devenu banal dans l’enseignement. Cela représente pourtant un budget conséquent et les écoles cherchent à en comprimer le coût et rêvent d’en simplifier la gestion. C’est tout sauf évident. Généralement, les écoles signent des contrats à long terme avec des fournisseurs privés et les frais sont fixés pour des années. Ces contrats stipulent presque toujours une quantité minimale d’impressions et un coût fixe par page. Les impressions en couleur sont devenues tabou car hors de prix et les machines livrées offrent des possibilités techniques superflues qui gonflent la facture finale. En accord avec HP, Signpost a décidé de changer les choses dans ce domaine. Nos contrats d’impression sont faits sur mesure pour répondre à vos besoins réels.

PRIX AU CLIC OU BIEN LEVEL PAY PRINT ?

Un prix fixe par page, ce que dans le jargon du métier on appelle le ‘prix au clic’, représente souvent un surcoût pour les écoles mais c’est pourtant le système appliqué quasiment partout. Ce prix se base sur une charge d’encre de 5 % par page pour du noir et blanc. Il s’agit d’une norme ISO. Pour les impressions en couleur, on monte à 20 % (5 % par couleur). Il s’avère cependant que les écoles n’atteignent pas ces 5 et 20 % dans la pratique. Le Level Pay Printing peut offrir une alternative intéressante: l’école ne paie que ce qu’elle consomme réellement.
Quand les écoles ont recours au Level Pay Printing, le prix coûtant par page diminue d’une manière significative. Plusieurs analyses ont mis en évidence que les écoles tournent autour des 4 % de charge d’encre par page. Cela représente donc 20 % de moins sur les 5 % qu’on paie avec le système de ‘prix au clic’. Répercuté sur le prix total, cela fait une belle différence.

LA COULEUR REDEVIENT POSSIBLE

Souvent, les écoles renoncent à imprimer en couleur vu le prix. Il suffit d’une lettre de couleur et le tarif appliqué est celui d’une impression couleur, soit une charge d’encre de 20%. Pourtant, on peut imaginer qu’il soit intéressant de mettre en évidence un mot en lui donnant une couleur, par exemple pour une interrogation ou un examen. En utilisant le Level Pay Printing, on ne paie la couleur que pour ce seul mot et non les 20 % abusifs. En outre, HP est très compétitif pour ses prix d’impression en couleur.

DURÉE DU CONTRAT

La durée souvent très longue des contrats est ressentie par les écoles comme un inconvénient majeur. Quand une machine est utilisée d’une manière intensive pendant 5 ou 6 ans, il faut souvent la réparer à partir de la quatrième année, ce qui est une source de frustration pour les utilisateurs. Rien n’empêche de conclure des contrats de longue durée mais nous optons pour une durée maximale de 60 mois. Des contrats de 36 ou de 48 mois sont possibles. Même un contrat de 12 mois par exemple est possible mais les machines doivent être amorties dans ce délai, ce qui fait souvent grimper les prix.

LA FORMULE LEVEL PAY PRINTING DANS LA PRATIQUE

Les écoles qui optent pour le Level Pay Printing ne payeront plus à la page mais bien en fonction de la consommation effective. Le prix se calcule sur base du nombre de cartouches d’encre et de toner consommées. Les écoles ne doivent plus stocker de consommables. Un monitoring permet d’évaluer quand une cartouche de toner ou d’encre est presque vide et la livraison d’une nouvelle cartouche se fait automatiquement. Plus de stress ni d’investissements inutiles pour constituer des réserves.

COMMENT S’EFFECTUE LE PAIEMENT DU LEVEL PAY PRINTING?

Dans le système Level Pay Printing, on travaille avec des factures d’acompte. Au début du contrat, on évalue les besoins annuels et on se base sur cette évaluation pour établir le montant de la facture d’acompte. Chaque cartouche de toner ou d’encre livrée n’est donc pas facturée séparément. Tout est calculé dans la facture d’acompte. L’évaluation des besoins ne constitue pas un engagement à tout consommer ou une interdiction de consommer plus.
Si en fin de compte, l’école a consommé plus que prévu initialement, la surconsommation fera l’objet d’un paiement supplémentaire en fin d’année. Le montant de l’acompte mensuel sera aussi ajusté pour l’année suivante. Il se peut aussi que la consommation soit inférieure à ce qui avait été anticipé. Dans ce cas, il y aura un remboursement et un ajustement pour l’année suivante.

LE SERVICE

Outre le choix de la machine et le prix par page, il faut aussi tenir compte du service. Il importe que ce dernier soit également adapté à votre école. Signpost a défini avec HP différents profils qui sont en tout point comparables aux contrats de service des géants de l’impression.

POINTS IMPORTANTS POUR LE CHOIX D’UN CONTRAT D’IMPRESSION

Quand on choisit un contrat d’impression, on doit songer au long terme. Il doit répondre à vos besoins actuels et futurs. Il faut garder en mémoire quelques points importants tels que:
- Prendre en compte non seulement le ‘prix au clic’ mais aussi le coût total: service + prix par page + prix de la machine
- La machine prévue est-elle bien dimensionnée par rapport aux besoins réels?
- Un engagement de consommation minimale est-il prévu?
- Quand le contrat arrive-t-il à échéance?
- La formule de service est-elle sur mesure?

DÉCOUVRIR LE SYSTÈME IDÉAL POUR VOTRE ÉCOLE

Vous pouvez toujours nous contacter sans engagement pour une analyse de vos besoins en impression. Signpost peut ainsi vous faire une proposition sur mesure. Dans certains cas, le système du « prix au clic » est plus avantageux et il vous sera alors proposé sans problème. Dans la mesure où votre école souhaite conserver le système de paiement ‘au clic’, nous le reprenons dans notre offre. Contactez Pascal pour plus d'informations.