MICROSOFT MS-KIS: FOIRE AUX QUESTIONS

Sumika & Signpost répondent aux nombreuses questions fréquemment posées à propos de la nouvelle convention MS-KIS

 

Quel est le contenu des produits de la nouvelle convention??

Une nouvelle convention cadre a été conclue entre les autorités Wallonnes et Microsoft. Le comptage du nombre d’ordinateurs a été tout simplement remplacé par celui des ETP. Un ETP se définit comme une personne travaillant plus de 200 heures par an dans l’école (plus de 7 heures de cours par semaine), à l’exclusion du personnel d’entretien. La convention reprend le produits principaux suivants:

  • Sans nombre minimum d’ETP: EES forfait ordinateur de bureau (Windows upgrade, Office, Core CAL): 52,45 euros TVA incluse par ETP. Le contenu de ce forfait est identique à celui dont vous disposiez sous MS-KIS ou OVS-ES.
  • A partir de 100 ETP: EES forfait ordinateur de bureau avec EMS (Microsoft Enterprise + Security) E3: 60,89 euros TVA incluse par ETP. Il s’agit du forfait ordinateur de bureau complété par EMS E3
  • A partir de 100 ETP: EES forfait ordinateur de bureau avec EMS (Microsoft Enterprise + Security) E5: 73,66 euros TVA incluse par ETP. Il s’agit du forfait ordinateur de bureau complété par EMS E5

Que comprend Windows Upgrade?

Le Windows, installé sur les ordinateurs de l’école, peut être mis à niveau avec Windows 10 Education Edition. Une licence de base Windows OEM est requise, cela peut être Windows Home ou une version antérieure. Windows 10 Education est la version la plus élaborée de Windows et elle comprend outre les possibilités de Windows Pro et de Windows Enterprise, un nombre croissant d’applications spécifiques pour l’enseignement telles que AppLocker, Windows To Go et aussi la possibilité de personnaliser l’écran de départ par utilisateur au moyen d’un Group Policy. De plus vous pouvez obtenir de codes de licence individuelle pour collaborateurs et élèves pour la mise à niveau vers cette version de Windows sur leur ordinateur privé. Cette version peut également servir au dual-boot sur un ordinateur Mac. Via Academic Shop il est possible de configurer entièrement gratuitement un système par lequel les enseignants peuvent obtenir sans frais une licence Work@Home incluant l’aide par notre centre d’assistance pour les collaborateurs qui téléchargent et installent le logiciel.

Que comprend Office?

Avec Office dans votre licence en volume, vous avez Office Pro Plus pour vos ordinateurs dans l’école, pour les ordinateurs (à domicile) de vos enseignants (via Work@Home of Office 365) et pour les ordinateurs (à domicile) de vos élèves (via Office 365). Le logiciel tourne indifféremment sous Windows et Mac OS, mais aussi sous Android, iOS et Windows Phone. L’Office pour l’école comprend l’avant-dernière et la dernière version du forfait OfficeProPlus le plus élaboré sur tous les ordinateurs de l’école. Celui-ci peut être installé au moyen d’une licence en volume. En outre, les licences pour l’utilisation à domicile par les enseignants sont incluses, avec le support, via Academic Shop. Elèves et enseignants ont aussi la possibilité d’installer Office 365 via Office 365 sur 5 ordinateurs de bureau (Mac/Windows) et sur 5 appareils nomades (iOS, Android, Windows Phone).

Que signifie Core CAL?

Core CAL est une licence virtuelle dont vous avez besoin pour pouvoir établir une communication dans un environnement Windows entre un client et un Serveur Windows. Elle est indispensable si vous avez un serveur Windows dans votre environnement.

Que signifie EMS?

EMS est une boîte à outils qui vous prépare au futur (cloud & GDPR) grâce à une foule de services très utiles. Les modules qui y figurent sont Microsoft Intune & Microsoft Intune For Education, Azure Active Directory Premium, Azure Rights Management et Microsoft Advanced Threat Analytics. Ces outils sont intégrés dans l’environnement Office 365 de votre école et accessibles à un nombre illimité d’utilisateurs. Si vous optez pour une licence en volume avec EMS, vous pouvez utiliser ces outils dans votre environnement Office 365 pour tous les utilisateurs (enseignants, élèves et ordinateurs en classe sans utilisateur fixe). EMS E3 est chaudement recommandé pour des écoles comptant plus de 100 ETP.

Mon école compte moins de 100 ETP. Puis-je souscrire à une nouvelle convention MS-KIS?

Oui, mais uniquement pour un forfait ordinateur de bureau EES. Avec moins de 100 ETP, vous ne pouvez pas souscrire à des forfaits ordinateurs de bureau plus EMS E3 ou EMS E5. En concertation avec Microsoft, les écoles comptant moins de 100 ETP (qui souscrivent une licence pour ordinateur de bureau EES) sont regroupées. Chaque école reçoit son propre accès au portail Microsoft VLSC où on peut se procurer les codes de produits des logiciels sous licence. Etant donné qu’il s’agit d’une convention Microsoft Enterprise (donc réservée à des écoles de très grande taille), les codes de produits auront plus qu’assez de possibilités d’activation. Il est possible pour chaque école souscrivant une licence Desktop EES (sans EMS E3 ou EMS E5 (quel que soit le nombre d’ETP)) de créer un (ou plusieurs) propre(s) environnement(s) Office 365 indépendant(s) ou de continuer à utiliser son environnement actuel. Des écoles qui souscrivent à la nouvelle convention peuvent continuer (indépendamment du nombre d’ETP) à utiliser les licences illimitées OfficeProPlus via Office 365 pour élèves et enseignants, dans leur propre environnement Office 365 (actuel) même si elles comptent moins de 100 ETP. Si vous n’avez pas encore ces licences, veuillez-vous adresser à la personne de contact chez Sumika ou Signpost.

Avant, j’avais MS-KIS, et c’était le nombre d’ordinateurs de bureau qui comptait. Cela n’existe plus. Tout ne sera-t-il pas plus cher maintenant?

Le nouveau forfait est basé sur le nombre d’ETP. Un ETP est un collaborateur (à l’exclusion du personnel d’entretien) qui est lié à une école pour plus de 7 heures de cours. Anciennement, un ordinateur de bureau MS-KIS (comptage par PC) coûtait 40,80 EUR par an. A présent un ETP coûte 52,45 EUR par an. Si l’école possède donc 28% plus d’ordinateurs que d’ETP, ce qui est le cas la plupart du temps, la nouvelle convention de licence ordinateurs de bureau est plus avantageuse que la convention MS-KIS précédente avec comptage des ordinateurs. Dès que vous avez communiqué le nombre d’ETP, vous pouvez utiliser le logiciel dans l’école pour un nombre illimité d’utilisateurs (élèves, enseignants, collaborateurs et ordinateurs de bureau). Votre utilisation n’est donc pas liée ou limitée par le nombre d’ETP communiqué.

J’ai moins de 100 ETP. Cela influence-t-il mon environnement Office 365?

Non. Si votre école compte moins de 100 ETP, une licence pour ordinateurs de bureau (sans E3 ou E5) est la seule possibilité. Ce forfait ne comprend pas de produits Office 365 supplémentaires. Cela n’a donc aucun impact sur votre environnement Office 365. A condition que l’école dispose d’une licence en volume avec Office, vous pouvez continuer à utiliser les licences OfficeProPlus sans limitations. Et cette condition est remplie. Ces licences illimitées sont liées à l’environnement Office 365 (actuel ou nouveau) de votre école. Vous pouvez faire usage gratuitement du forfait Office 365 for Education (comprenant entre autres Exchange, SharePoint, OneNote Classbook, OneDrive…). De plus, vous recevez les licences illimitées pour OfficeProPlus parce que vous avez une licence en volume comprenant Office. Mais cette attribution n’est nullement liée au fait que votre achat se fasse en groupe ou non.

Autrement dit: il n’y a pas de lien entre votre environnement Office 365 et celui des autres écoles.

Ce n’est donc pas parce que vous avez moins de 100 ETP et choisissez la licence pour ordinateurs de bureau EES que vous ne pourriez désormais plus faire usage de vos licences illimitées OfficeProPlus sur votre propre Office 365.

Actuellement je suis lié par une convention OVS-ES. Puis-je y substituer une convention EES vu que cette dernière est plus avantageuse?

Oui, cela ne pose aucun problème. C’est ce que nous recommandons chaudement. Si vous avez moins de 100 ETP, votre choix se limite à la licence pour ordinateurs de bureau. Si vous avez plus de 100 ETP, nous conseillons le forfait avec EMS E3. Celui-ci est plus avantageux que votre forfait OVS-ES actuel et il comprend de nombreux éléments qui simplifient la gestion, le support et la sécurisation de votre école. Celui-ci vous aide également à préparer votre école à faire le pas vers le nuage (le cloud). Si vous avez une convention OVS-ES en cours, mentionnez le numéro de votre convention actuelle au moment de passer commande. Nous ferons alors le nécessaire auprès de Microsoft pour mettre (gratuitement) un terme à votre convention actuelle.

J’ai plus de 100 ETP. Quel est le produit conseillé?

Si vous avez plus de 100 ETP, nous vous conseillons vivement d’opter pour le produit Licence ordinateur de bureau avec EMS E3. Ce dernier comprend les composants suivants:

  • Microsoft Intune & Intune for Education
  • Azure Active Directory Premium
  • Azure Rights Management
  • Microsoft Advanced Threat Analytics

Il est vraisemblable que ces produits vous soient encore inconnus. Mais ces extras vous permettent en tant qu’école de simplifier la gestion de vos utilisateurs et ordinateurs (via le cloud) et vous donnent les outils nécessaires pour vous préparer au GDPR.

Ma convention de licence a expiré in septembre 2017. Je dispose de combien de temps pour renouveler ma licence?

En concertation avec Microsoft, une période de transition de minimum 60 jours a été prévue. C’est une nécessité, vu le grand nombre de conventions à renouveler et le fait que nous tenons à informer les écoles de la manière la plus détaillée possible. Vous pouvez continuer à utiliser les conventions actuelles sans problèmes. Si vous rencontrez des problèmes avec votre accès VLSC ou un manque de licences, n’hésitez pas à contacter notre centre d’aide.

Je conclus une nouvelle convention. Mes codes de produits changent-ils? Dois-je à nouveau tout installer?

Non. Vous ne devez pas réinstaller ou modifier les logiciels installés avec des codes de produit communiqués avant le renouvellement de votre convention. Dès que la convention est renouvelée, vous devez évidemment utiliser les nouveaux codes de produits pour installer de nouveaux produits. Ces codes sont obtenus via le portail VLSC.

Dans mon cas, la nouvelle convention s’avère bien plus chère que prévu. Que puis-je faire?

La licence en volume MS-KIS n’est pas la seule méthode pour pouvoir utiliser des logiciels en toute légalité. Il est possible d’obtenir des licences en achetant le produit Academic Software sur base du nombre d’élèves au lieu des ETP. De plus, il existe d’autres méthodes possibles pour l’utilisation de logiciels (de manière limitée). Vous pouvez vous adresser à la personne de contact régionale au sein de Signpost ou Sumika. Ces personnes disposent de l’expertise nécessaire pour élaborer une offre sur mesure répondant à vos besoins.

J’ai moins de 100 ETP mais j’aimerais quand même faire usage des possibilités EMS E3, tels que Intune For Education ou Azure AD Premium. Comment faire?

Il est également possible d’acheter ces produits et services séparément via un contrat Cloud Service Provider (CSP). En fonction des produits choisis, le surcoût n’est pas si important entre le produit avec ou sans EMS E3. Pour environ 7 EUR par utilisateur et par an, il est possible de prendre des licences complémentaires en extra pour Intune & Intune For Education, incluant les composants les plus importants d’Active Directory Premium. Vous pouvez vous adresser à la personne de contact régionale au sein de Signpost ou Sumika. Ces personnes peuvent vous élaborer une offre sur mesure.

Actuellement j’ai une connexion entre Office 365 et Wisa via Sumika. Continuera-t-elle à fonctionner?

Oui, cela fait partie du produit Wisa et elle continuera à être supportée gratuitement si vous prolongez la licence en volume.

Il me reste des questions? Qui puis-je contacter?

Vous pouvez prendre contact par courriel à l’adresse software@signpost.be. Vous pouvez également téléphoner au 08 184 05 28.

Devons-nous faire un appel d’offre ou une comparaison d’offres pour commander ces produits?

Une nouvelle convention-cadre a été négociée entre les autorités Wallonnes et Microsoft. Les nouveaux prix, plus avantageux, tels que mentionnés font partie de ladite convention-cadre. Il n’est donc plus nécessaire de faire un appel d’offre ou de comparaison de prix avant d’acheter ces logiciels aux prix indiqués.